Élaborer ses budgets de production

Exemple de production d'un spectacle
Budget

Cet exemple de production de spectacle permet d'aborder les aspects budgétaires afférents aux différentes étapes de production et d'exploitation d'un spectacle, ainsi que les outils utiles à la bonne gestion d'un projet artistique.

Conçu comme un outil permettant aux porteurs de projet de gérer leur production, il n’est pas un modèle type de montage de projet. Il s’agit plutôt d’un support de travail que l’utilisateur doit s’approprier et adapter en fonction de ses besoins. Les outils présentés dans ce chapitre ne résolvent pas en eux-mêmes les problèmes de faisabilité d’un projet de spectacle. Ils servent plutôt à les révéler pour permettre de trouver les solutions nécessaires ou prendre les décisions qui s’imposent (recherche de nouveaux financements, économies de budget, report du projet, etc.).

Qu’il s’agisse des outils de planification ou des outils budgétaires, ce sont des outils de prévision qui ne sont pas figés et servent à assurer le suivi du projet. Ils évoluent donc tout au long de l’avancée de la production et de la fabrication du spectacle.

Une compagnie de théâtre, constituée sous la forme d'une association loi de 1901 dont le siège social se situe en Loire-Atlantique, décide de créer et d'exploiter un spectacle sur la saison 2020-2021.

Au préalable, l'administrateur s'assure que rien ne viendra perturber la production du spectacle concerné.

Il vérifie notamment :

  • si l'objet social de l'association permet de produire ce spectacle. L'objet social doit pour cela avoir pour activité la production de spectacles professionnels ;
  • les statuts prévoyant la validation des projets de création par l'assemblée générale, il devra veiller à obtenir l'accord de cette dernière ;
  • la validité de la licence d'entrepreneur de spectacles pendant toute la durée de production et de diffusion du spectacle. NB : La licence d'entrepreneur de spectacles est valable trois ans. Le dirigeant de la compagnie, désigné par l'organe délibérant prévu par les statuts, devra impérativement être au titulaire de la licence de catégorie 2 "producteur de spectacles" ;
  • la disponibilité des droits d'auteur sur l'œuvre. L'administrateur, avant de commencer la production, se renseigne sur la disponibilité des droits de représentation de l'œuvre. Il s'adresse à la SACD pour vérifier si le texte dont est tiré le spectacle appartient au répertoire de cette dernière. Il entame ensuite les démarches pour obtenir les autorisations nécessaires à sa représentation.

Réalisation du calendrier prévisionnel de production et d'exploitation

La compagnie envisage de créer et d'exploiter son spectacle sur la saison 2020-2021. L'administrateur va donc établir, en relation étroite avec le metteur en scène, un calendrier prévisionnel selon les différentes étapes de réalisation du projet. La première phase (formalisation du projet, négociations avec les partenaires et demandes de subventions) se déroulera de septembre 2019 à mi-août 2020. L'administrateur envisage en effet de consacrer un temps important à la recherche de coproducteurs, des pré-acheteurs et autres diffuseurs afin de présenter un dossier solide et viable aux organismes susceptibles de lui accorder des subventions ainsi qu'aux mécènes.

NB : Le dossier de production de l'administrateur contiendra la note d'intention du metteur en scène et un éventuel argumentaire du projet, le budget prévisionnel de production, un calendrier prévisionnel, une présentation de la compagnie et de ses partenaires coproducteurs, pré-acheteurs et diffuseurs.

La phase de création commencera à l'issue de cette période. L'administrateur s'efforcera d'obtenir les contrats signés des coproducteurs et de pré-achateurs et d'avoir finalisé les dossiers de demande de subvention avant d'engager l'équipe de création. La durée de création (répétitions, création des costumes et décors) est estimée à deux mois et demi, soit de mi-août à fin octobre 2020. La phase d'exploitation débutera mi-novembre 2020.

Élaboration du prévisionnel des charges et des produits

NB : Il n'existe pas de budget type. Il est également possible d'établir un budget prévisionnel de production dans lequel les dépenses et produits d'exploitation ne sont pas répertoriés. Dans tous les cas, il est indispensable d'estimer les dépenses et produits d'exploitation dès la phase de montage. Cela permet d'évaluer l'excédent d'exploitation devant être dégagé afin de combler l'éventuel déficit de production (voir ci-dessous "l'amortissement du déficit de production".

Le budget prévisionnel est un outil de gestion interne indispensable. L'administrateur le mettra à jour tout au long de la production et de l'exploitation du spectacle, selon les dépenses effectivement engagées et les produits définitivement acquis.

Il s'agit également d'un outil de présentation du projet aux partenaires financiers potentiels, aux organismes accordant des subventions etc. Il leur permet notamment d'évaluer les besoins de la compagnie et la viabilité du projet. L'administrateur accorde par conséquent toute l'attention et la rigueur nécessaire à l'élaboration de ce budget et à sa présentation.

Il choisit de répertorier l'ensemble des charges et produits de production et d'exploitation dans un même document.

Estimation des coûts liés au projet

N.B. : Tous les coûts de production et d'exploitation sont répertoriés dans le budget prévisionnel présenté ci-dessous.

  • Charges liées au personnel 

Montant des salaires bruts : Pour définir le coût de la masse salariale, l'administrateur va définir le nombre de personnes nécessaires à la création et la production du projet, le poste occupé et la nature de ces emplois (cadre, agent de maîtrise, personnel permanent et intermittent), ainsi que les périodes de travail. L'équipe technique et artistique du projet sera composée du metteur en scène, de cinq comédiens, d'une costumière, d'un scénographe et d'un régisseur. L'administrateur, en tant que salarié permanent de la compagnie, estime qu'il consacrera les trois-quarts de son temps au montage de production. Il intègre donc au budget de production une partie de son salaire.

L'administrateur vérifie que les salaires bruts sont au moins égaux aux minima de la convention collective des entreprises artistiques et culturelles (secteur public), convention que la compagnie applique (même si elle n'adhère à aucun syndicat, elle rentre dans le champ d'application de cette convention collective et doit donc obligatoirement l'appliquer).

Montant des charges patronales : Le salaire brut n'inclut que les charges salariales, l'administrateur doit par conséquent évaluer le montant des charges patronales afin d'évaluer le coût total - coût employeur - de la masse salariale. Pour cela, il effectue une simulation à partir d'un logiciel de paie et retient trois taux moyens pour calculer le montant de ces charges. 
Un récapitulatif détaillé des charges liées au personnel lors de la phase de production est présenté dans le tableau ci-dessous (le montant des charges de personnel lors de l'a phase d'exploitation est présenté plus bas dans le tableau "Coût plateau par représentation".)

Salariés Nb de mois Brut mensuel Totaux
Metteur en scène Brut production/ répétition 3,5 2 500 8 750
Charges   56 % 4 900
    Total metteur en scène 13 650
Comédiens Brut par comédien 2 1 900  
    Total brut comédiens (X5) 19 000
Charges (abattement pour frais professionnels de 25 %) X 4 comédiens 46 % 6 992
Charges (pas d'abattement) X 1 64 % 2 432
    Total comédiens 28 424
Scénographe Brut 1 2 000 2 000
Charges   64 % 1 280 
    Total scénographe  3 280
Costumière Brut 1 2 000 2 000
Charges   64 % 1 280
    Total costumière 3 280
Régisseur Brut 1 2 000 2 000
Charges   64 % 1 280
    Total régisseur 3 280
Administrateur Brut à temps plein 14 2 498 34 972
Part production   75 % 26 229
Charges   46 % 12 065
    Total administrateur 38 294
TOTAL GENERAL 90 208
N.B. : pour simplifier la présentation, certains montants ont été arrondis.

 

  • Charges techniques liées à la production

Il convient de prendre en compte tous les frais techniques liés à la production du spectacle : frais de fabrication des décors et costumes, frais de location d'une salle de répétition (dans l'hypothèse où la compagnie ne trouverait pas de lieu pour l'accueillir en résidence), assurances, éventuels frais de déplacement pour rencontrer des partenaires etc.

L'administrateur intègre également, de façon proportionnelle, les frais de fonctionnement de l'association, tel que les coûts liés à l'impression du dossier de production, les frais d'électricité, de téléphone, le loyer etc. En l'espèce, la compagnie utilise un bureau (équipé d'un téléphone, d'un ordinateur et d'une imprimante) mis à la disposition par la commune. L'administrateur valorise ces apports et les fera figurer à la fois aux charges et produits du budget.

  • Les frais annexes (ou "frais d'approche" ou "frais +…+")

Les frais annexes correspondent aux frais de séjour et de voyage de l'équipe et aux frais de transport du matériel et du décor. L'administrateur calcule le montant de ces frais liés à l'exploitation du spectacle. Toutefois, il ne les intègre pas dans le budget de production, car ils seront pris en charge en intégralité par les théâtres dans lesquels les représentations auront lieu. 

Recherche des moyens nécessaires au financement du projet

NB : Le préachat est un contrat de cession négocié et signé dès la phase de production.

Une fois le montant des charges de production et d'exploitation établi, la compagnie peut évaluer ses besoins de financements pour monter son projet et adresser à ses partenaires potentiels des demandes chiffrées.

  • Les coproducteurs et les préacheteurs

Dans un premier temps, l'administrateur sollicite les théâtres, situés dans la région Pays de la Loire, avec lesquels la compagnie travaille régulièrement. Les théâtres 1 et 2 décident respectivement d'apporter 9.000 et 5.000 euros, des contrats de coproduction seront par conséquent conclus. En contrepartie de ces coproductions, dix représentations auront lieu au théâtre 1 et sept au théâtre 2. Ces représentations feront l'objet de contrats de cession. Enfin, le théâtre 3 ne souhaite pas être coproducteur, mais il préachète cinq représentations du spectacle.

Une compagnie, basée en Loire-Atlantique et avec laquelle le metteur en scène a l'habitude de travailler, souhaite être coproducteur du spectacle et accepte de participer au risque financier du projet. Elle réalise un apport en numéraire de 5.000 euros. Un contrat de société en participation, avec partage des pertes et bénéfices, est alors conclu.

  • Les subventions

L'administrateur répertorie ensuite les organismes susceptibles de subventionner ce projet. La participation financière des partenaires coproducteurs et pré-acheteurs permet à l'administrateur de présenter à ces organismes un dossier solide et un projet sérieux. Pour se faire, il intègre au budget les montants des subventions qu'il estime pouvoir obtenir sur ce projet, à savoir :
- une subvention d'aide à la création de 12.000 euros du Conseil Général de Loire-Atlantique ;
- une aide à la production dramatique pour un montant de 13.000 euros adressé à la DRAC Pays de la Loire ;
- une demande de subvention de 11.000 euros à l'ADAMI. 

  • Dons et mécénat

Pour compléter son budget de production, l'administrateur réfléchit à d'autres modes de financement. Il estime, après diverses démarches, qu'une entreprise de textile est susceptible de les aider, par le biais d'un apport en nature (par la fourniture du matériel et des matériaux nécessaires à la création des costumes), qu'il valorise à hauteur de 5.500 euros. Il pense également pouvoir obtenir 5.000 euros de fondations et associations investies dans la lutte contre les femmes battues, le spectacle traitant de ce sujet. Enfin, il pense bénéficier de 6.000 euros de particuliers, public fidèle de la compagnie.

NB : L'administrateur s'est renseigné sur les conditions dans lesquelles les dons de particuliers et d'entreprises ouvraient droit à déduction fiscale afin d'avoir un argument supplémentaire lors de ses démarches auprès des particuliers et des entreprises.

Détermination du prix de vente du spectacle

Les recettes de production ne suffiront pas à combler les dépenses de production. Par conséquent, l'administrateur va, dès la phase de montage, établir un prix de "vente" du spectacle afin de combler une partie du déficit de production.

  • Détermination du coût plateau

Le prix de vente doit au moins couvrir les frais liés à l'exploitation, c'est-à-dire le coût plateau. Ce coût plateau, notamment constitué des salaires des comédiens et du régisseur, diminue selon le nombre de représentations. Le metteur en scène sera en effet présent seulement lors des deux premières représentations et les comédiens effectueront uniquement une répétition par lieu d'exploitation. Au-delà de deux représentations, le coût plateau n'est constitué que des frais liés aux comédiens et au régisseur. Le coût plateau sera par conséquent plus important lors des premières représentations, ceci explique que le prix de vente d'un spectacle soit dégressif.

Coût plateau par représentation (en €)
Charges de personnel 1ère représentation (avec montage et démontage) 2ème représentation Représentations suivantes
Nb d'heures Brut horaire Totaux
Metteur en scène Brut représentation 1 cachet à 200 € 200 200 -
Charges   56 % 112 112 -
Total metteur en scène 312 312 0
Comédiens Brut répétition 1 service de 4 heures à 53 € 53 - -
  Brut représentation 1 cachet à 150 € 150 150 150
  Total brut par comédien     203 150 150
  Total brut comédiens (X5)     1 015 750 750
  Charges (abattement pour frais professionnels 25 %) X4 comédiens   46 % 373 276 276
  Charges (pas d'abattement) X1   64 % 130 96 96
  Total comédiens 1 518 1 122 1 122
Régisseur Brut montage 8 14 € 112 - -
Brut représentation 8 14 € 112 112 112
Brut démontage 4 14 € 56 - -
Total brut régisseur     280 112 112
Charges   64 % 179 72 72
Total régisseur 459 184 184
Frais indirects Fournitures et frais de régie 100 100 100
Frais d'entretien et de réparation de costumes et décors 40 40 40
Frais d'assurance 50 50 50
Total frais indirects 190 190 190
TOTAL GENERAL 2 479 1 808 1 496

 

  • Amortissement du déficit de production 

Pour équilibrer son budget et combler le déficit de production, l'administrateur va déduire les recettes de production (80.324 euros) des charges de production (114.134 euros). Il répartit ensuite ce déficit sur 30 représentations, soit 1.127 euros d'amortissement par représentations. 

NB : L'administrateur souhaite déposer un dossier d'aide au projet à la DRAC, il devra par conséquent justifier de 30 dates de représentations. Il conçoit par conséquent un budget sur la base de trente représentations minimum. 

La compagnie n'engage pas de chargé de diffusion : l'administrateur occupera en partie ces fonctions. Ainsi, comme pour les charges de production, il impute une partie de son salaire mensuel dans la détermination du prix de vente, en divisant par trente représentations le coût employeur de son salaire lors de la phase d'exploitation. 

Salaires et charges patronales de fonctionnement
  Exploitation
Nombre de mois Brut mensuel Totaux
Administrateur Brut à temps plein 4 2 498 9 992
  Part production   75% 7 494
  Charges   46% 3 447
      Total administrateur 10 941

 

Détermination du prix du spectacle (en €) selon le nombre de représentations achetées
Nb de représentations Coût plateau Coût par représentation Amortissement par représentation Imputat° salaire administrateur Prix par spectacle Prix total budget à l'équilibre Marge de négociation (10%) Prix du contrat de cession arrondi
1 2 479 2 479 1 117 356 3 970 3 970 397 4 367
2 4 303 2 151 1 127 364 3 642 7 284 728 8 012
3 5 761 1 937 1 127 364 3 428 10 284 1 028 11 312
4 7 256 1 830 1 127 364 3 321 13 284 1 328 14 612
5 8 752 1 765 1 127 364 3 256 16 280 1 628 17 908
6 10 248 1 723 1 127 364 3 214 19 284 1 928 21 212
7 11 743 1 693 1 127 364 3 184 22 288 2 228 24 516
8 13 239 1 669 1 127 364 3 160 25 280 2 528 27 808
9 14 735 1 651 1 127 364 3 142 28 278 2 827 31 105
10 16 230 1 637 1 127 364 3 128 31 280 3 128 34 408

 

L'administrateur augmente de 10% les montants obtenus afin de conserver une marge de manœuvre dans les négociations avec les diffuseurs. Afin de bénéficier d'un excédent d'exploitation pour les futurs projets de la compagnie, l'administrateur se réserve également la possibilité de prévoir une marge supérieure à 10% avec les théâtres qui n'ont ni coproduit, ni préacheté le spectacle.

Formalisation du budget prévisionnel

NB : la présentation du budget prévisionnel est réalisée sur le modèle du plan comptable. Ceci permet de lister de manière exhaustive les différents postes budgétaires au moment de la conception du budget.

L'administrateur établit le budget selon les charges et produits de production et d’exploitation :

  • la phase de production répertorie l'ensemble des charges liées au montage jusqu'au dernier jour des répétitions et l'ensemble des produits liés à la production du spectacle ;
  • la phase d'exploitation regroupe toutes les charges liées à la diffusion du spectacle et les recettes des cessions envisagées.
Budget prévisionnel de production et d'exploitation (en hors taxes)
Charges PRODUCTION EXPLOITATION Totaux charges
Coproducteurs Pré-acheteur Diffuseurs
Théâtre 1 (10 dates) Théâtre 2 (7 dates) Théâtre 3 (5 dates) Théâtre 4 (4 dates) Théâtre 5 (4 dates)
Achats
Décors 6 000           6 000
Costumes 4 500           4 500
Fournitures et frais de régie    1 000 700 500 400 400 3 000
Total 10 500 1 000 700 500 400   13 500
Services extérieurs
Location salle de répétition (2 mois) 2 500           2 500
Location local administratif équipé (18 mois) 6 000           6 000
Entretien et réparation (décors, costumes...)   400 280 200 160 160 1 200
Assurances (matériel, personnel) 100 500 350 250 200 200 1 600
Total 8 600 900 630 450 360 360 11 300
Autres services extérieurs
Publicité (impression plaquettes, etc.) 700           700
Divers (frais postaux, téléphone, etc.) 1 500           1 500
Total 2 200           2 200
Charges de personnel (salaires bruts + charges sociales)
Artistique              
Metteur en scène 130650 624 624 624 624 624 16 770
5 comédiens 28 424 11 594 8 228 5 984 4 862 4 862 63 954
Technique              
Scénographe 3 280           3 280
Costumière 3 280           3 280
Régisseur 3 280           3 280
Administration              
Administrateur 37 405           37 405
Total 89 319 17 893 12 907 9 583 7 921 7 921 145 544
Charges financières
Frais bancaires, etc. 400           400
Total 400           400
Total des charges              

 

PRODUITS PRODUCTION EXPLOITATION Totaux produits
Coproducteurs Préacheteur Diffuseurs
Théâtre 1 (10 dates) Théâtre 2 (7 dates) Théâtre 3 (5 dates) Théâtre 4 (4 dates) Théâtre 5 (4 dates)
Coproductions
Apport Cie 5 000           5 000
Apport Théâtre 1 10 000           10 000
Apport Théâtre 2 8 000           8 000
Total 23 000           23 000
Ventes et prestations
Recettes d'exploitation (préachat) 2 000           2 000
Recettes d'exploitation (cessions)*   30 966 22 058 16 120 13 150 13 150 95 444
Total 2 000 30 966 22 058 16 120 13 150 13 150 97 444
Subventions et aides publiques
Local communal 6 000           6 000
Conseil général  12 000           12 000
Aide à la production DRAC 13 000           13 000
Aide à la création ADAMI 12 000           12 000
Total 43 000           43000
Mécénat
Entreprises 5 000           5 000
Associations et fondations 3 000           3 000
Particuliers 1 500           1 500
Total 9 500           9 500
TOTAL DES PRODUITS 77 500 30 966 22 058 16 120 13 150 13 150 172 944
 
SOLDE(produits - charges) - 33 519 11 173 7 821 5 587 4 469 4 469
  33 519

*Sont intégrés ici les prix de vente à l'équilibre.

N.B. : Pour simplifier la présentation, certains montants sont arrondis. 

Le budget prévisionnel communiqué aux financeurs

Le budget est également un outil de présentation du projet aux financeurs éventuels. Dans cette optique, l'administrateur réalise une version simplifiée de son budget prévisionnel de production et d'exploitation, à laquelle il joint une présentation du projet. Dans cette version, il ne répertorie pas les charges et produits d'exploitation et il n'insère que l'excédent d'exploitation réalisé sur les prix de vente.

CHARGES   PRODUITS
Achats Ventes et prestations
Décors 6 000 Recettes d'exploitation (préachats) 2 000
Costumes 4 500 Recettes d'exploitation (excédents sur cessions) 33 519
Total 10 500 Total 35 519
Services extérieurs Coproductions
Location salle de répétition (2 mois) 2 500 Apport Cie 5 000
Location local administratif équipé (18 mois) 6 000 Apport Théâtre 1 10 000
Assurances  100 Apport théâtre 2 8 000
Total 8 600 Total 23 000
Autres services extérieurs Subventions et aides 
Publicité
(Impression plaquettes)
700 Local communal 6 000
Aides du conseil général 12 000
Divers (frais postaux, téléphone, etc.) 1 500 Aide à la production DRAC 13 000
Total 2 200 Aide à la production ADAMI 12 000
Charges de personnel (salaires bruts + charges sociales) Total 43 000
Artistique Mécénat
Metteur en scène 13 650 Entreprises 5 000
5 comédiens 28 424 Associations et fondations 3 000
Technique Particuliers 1 500
Scénographe 3 280 Total 9 500
Costumière 3 280 TOTAL DES PRODUITS 111 019
Régisseur 3 280
Administration
Administrateur 37 405
Total 89 319
Charges financières
Frais bancaires, etc. 400
Total 400
TOTAL DES CHARGES 111 019